土佐清水市戸籍総合システムに係るデータ保護管理要領

○土佐清水市戸籍総合システムに係るデータ保護管理要領

平成14年10月11日訓令第４号

（目的）

第１条　この要領は，市民課における戸籍総合システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め，戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。

（定義）

第２条　この要領において次の各号に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。

(１)　戸籍総合システム　クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと戸籍専用コンピュータにより，現在戸籍，除かれた戸籍，附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステム

(２)　戸籍データ　戸籍総合システムで取扱われる入出力データ

(３)　磁気ディスク等　磁気ディスク・光磁気ディスク・磁気テープその他の情報を記録する媒体

(４)　ドキュメント　システム設計書・プログラム説明書・操作説明書その他戸籍総合システムに関する仕様書

（処理の基本方針）

第３条　戸籍総合システムによる事務処理に当たっては，戸籍事務の効率化を図るとともに，個人情報を保護するように配慮しなければならない。

（戸籍データ保護管理者の設置）

第４条　戸籍総合システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため，戸籍データ保護管理者（以下「保護管理者」という。）を置く。

２　保護管理者は，市民課長をもって充てる。

（保護管理者の職務）

第５条　保護管理者は，戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し，戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。

２　保護管理者は，戸籍総合システムについて，火災，盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また，事故が発生したときは，保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し，戸籍事務管掌者に報告しなければならない。

（端末機取扱責任者）

第６条　端末機の適正な管理をするため，端末機取扱責任者（以下「取扱責任者」という。）を置く。

２　取扱責任者は，住民年金係長をもって充てる。

（データ保護）

第７条　保護管理者は，データの漏えい，滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

２　戸籍総合システムの処理が可能な端末装置は，来庁している住民等から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

３　戸籍データは，電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また，これを他の業務に利用してはならない。

４　戸籍データは，不要となった時点で，焼却，溶解，裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。

５　戸籍データは，法令に定めがあるものを除き，外部に提供してはならない。

（磁気ディスク等の管理）

第８条　保護管理者は，磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。

(１)　施錠ができ，持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに，その使用に関して厳重な管理をすること。

(２)　磁気ディスク等の受払い及び管理については，名称，作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。

(３)　磁気ディスク等を破棄するときは，記録内容を消去したうえで，焼却，溶解等の復元できない方法により処分すること。

(４)　クラウドサービスの利用は、適切なデータ管理を行っていることを証明するセキュリティ管理システムに係る国際規格の認証を取得している事業者に委託することで、適切な戸籍データの管理が行われることを担保し、戸籍データの漏えいを防止すること。

(５)　戸籍総合システム事業者が、セキュリティ管理システムに係る国際規格の認証を受けていることを定期的に確認することとし、必要に応じ戸籍総合システム事業者にその結果を請求し、内容を把握すること。

（出力帳票の管理）

第９条　保護管理者は，戸籍総合システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。

(１)　保管しておく必要のある出力帳票は，施錠ができ，持ち運びができない保管用具に保管する等安全を確保すること。

(２)　保管しておく必要のある出力帳票は，作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(３)　出力された帳票を破棄するときは，焼却，溶解，裁断等により記述内容が判読できない方法により処分すること。

（ドキュメントの管理）

第10条　取扱責任者は，ドキュメントを最新の状態に維持し，適正な場所に保管しなければならない。

２　取扱責任者は，ドキュメントの外部への持ち出し，複写又は廃棄のときには，保護管理者の許可を受けなければならない。

（パスワードの管理）

第11条　保護管理者は，戸籍総合システムの取扱職員（以下「取扱職員」という。）及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め，個別に入出力を制御するパスワード（暗証番号）を設定し，付与しなければならない。

２　保護管理者は，パスワードの設定，更新等の運用方法を定めなければならない。

３　保護管理者は，パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

４　取扱職員は，パスワードを第１項により定められた業務の範囲を超えて使用してはならない。

５　取扱職員は，自己のパスワードを他人に漏らしてはならない。

（取扱状況の把握）

第12条　保護管理者は，取扱責任者に次の事項を報告させ，常に戸籍総合システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(１)　パスワードの使用状況

(２)　端末機の管理状況

(３)　データの取扱状況

(４)　戸籍事務室の管理状況

(５)　その他戸籍総合システムの運用に関すること。

（端末機の操作）

第13条　端末機の操作は，取扱職員でなければ行うことができない。

２　端末機の操作は，戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また，見出しデータ及び戸籍に関するデータを，戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。

（機器及び帳票等の保管）

第14条　保護管理者は，戸籍データの適正な管理を図るため，別表のとおり戸籍総合システムに関わる機器及び帳票等を管理しなければならない。

（戸籍データの重要性等についての研修の実施）

第15条　戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため，新任の取扱職員及び取扱職員に対して年一回以上の教育，訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員については，着任後できるだけ早い時期に実施しなければならない。

（会議）

第16条　戸籍データ保護の適切な管理を推進するため，戸籍データ保護会議（以下「会議」という。）を置く。

２　会議は，保護管理者が必要に応じて，戸籍データ保護にかかわる事務について開催するものとする。

３　会議は，保護管理者，取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

４　会議の庶務は，住民年金係において処理する。

附　則

この要領は，「戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律」（平成６年法律第67号）に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定をうけた日から施行する。

附　則（平成20年12月26日訓令第２号）

この要領は，公布の日から施行し，平成20年10月20日から適用する。

附　則（平成24年３月30日訓令第19号）

この訓令は，平成24年４月１日から施行する。

附　則（令和５年10月13日訓令第11号）

この訓令は，令和５年10月16日から施行する。

別表（第14条関係）

戸籍総合システムに係る機器及び帳票等の保管一覧

	管理責任者	プライバシー保護	内容
端末機	取扱責任者	・パスワードによる起動	端末機は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。
磁気ディスク等	保護管理者	・磁気ディスク等管理台帳・施錠できる保管庫	磁気ディスク等管理台帳を記録し、施錠できる保管庫で管理する。
出力帳票等	保護管理者	・出力帳票等管理台帳・施錠できる保管庫	保存が必要な帳票については出力帳票等管理台帳に記録し、施錠できる保管庫で管理する。
戸籍総合システムのプログラム	保護管理者	・複写及び変更不能のプログラム保護	アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置を講じる。