○土佐清水市庶務管理システム運用規程
令和５年８月25日訓令第９号
土佐清水市庶務管理システム運用規程
（趣旨）
第１条 この規程は，土佐清水市庶務管理システム（職員の勤怠管理，各種申請，届出，手当等を管理する内部情報系システム）の管理，運用に関し必要な事項を定めるものとする。
（庶務管理システムで可能な記録，届出，命令及び申請等の種類）
第２条 職員は，次に掲げる条例，規則又は規程に定める記録，届出，命令，申請その他の事務（以下「申請等」という。）をしようとするときは，これらの条例，規則又は規程にかかわらず，庶務管理システムを使用して申請等を行い，承認又は決裁を受けることができる。
（定義）
第３条 この規程において，電子決裁とは，決裁の権限を有する者又は決裁の承認を受けようとする者が，その権限の属する事務について，意思決定をするため，庶務管理システム上の電磁的記録により決裁し，合議し，及び回議することをいう。
（電子決裁の保存，管理）
第４条 電子決裁の文書の保存は，庶務管理システム上の電磁的記録をもって行うものとする。
２ 電子決裁の電磁的記録を厳正に管理するため管理責任者を置き，総務課長をもって充てる。
３ 管理責任者は，電子決裁の電磁的記録を適切に保管管理しなければならない。
（出勤及び退勤の管理）
第５条 職員は，申請により出勤及び退勤の管理に係る事務（以下「出退勤管理事務」という。）にマイナンバーカード又は土佐清水市職員ＩＣカード（以下「ＩＣカード」という。）を利用することができる。
２ 前項の規定によりマイナンバーカード又はＩＣカードを利用若しくは利用を中止しようとする職員は，マイナンバーカード利用申請書（別記様式１号）又はＩＣカード利用（中止）申請書（別記様式２号）により行うものとする。
３ 市長は，次の各号のいずれかの事由に該当するときは，利用者に事前に通知することなく出退勤管理事務へのマイナンバーカード又はＩＣカードの利用を一時中断し，又は停止することができる。
(１) 出退勤管理事務を提供するための装置又はシステムの保守点検，更新等を行うとき。
(２) 天災その他の不可抗力により，出退勤管理事務の提供が困難なとき。
(３) 前２号に掲げるもののほか，市長がセキュリティの確保のためその他やむを得ない理由により出退勤管理事務の提供が困難と判断したとき。
（ＩＣカードの管理）
第６条 ＩＣカードを適正に管理するため，ＩＣカード管理者（以下「管理者」という。）及びＩＣカード監督者（以下「監督者」という。）を置き，管理者として総務課長を，監督者として所属長をもって充てる。
２ 管理者は，出退勤管理事務のため必要と認める職員に，ＩＣカードを貸与する。
３ 前項に定める場合のほか，管理者は，一時的な利用その他の必要なときは，ＩＣカードを職員又は職員以外の者に貸与することができる。
４ 監督者は，所属する職員のＩＣカードの適正な管理を監督する。
５ ＩＣカードの貸与を受けた職員は，当該ＩＣカードを適正に使用し，かつ，管理しなければならず，当該ＩＣカードを他人に貸与し，又は譲渡してはならない。また，管理者又は監督者が認める場合を除き，ＩＣカードを庁舎外に持ち出してはならない。
６ ＩＣカードの貸与を受けた職員は，退職等により職員でなくなったときその他ＩＣカードを必要としなくなったときは，速やかにＩＣカードを返還しなければならない。
７ ＩＣカードの貸与を受けた職員は，ＩＣカードを紛失し，又は毀損した場合その他ＩＣカードの再発行が必要となったときは，ＩＣカード紛失等届出書兼再発行申請書（別記様式３号）により速やかに監督者を経由して管理者に届け出なければならない。
８ ＩＣカードを紛失し，又は毀損した職員は，それによって生じた損害を賠償しなければならない。ただし，管理者が特別な理由があると認めた場合は，この限りではない。
９ 第５項から前項までの規定は，第３項の規定によりＩＣカードの貸与を受けた者について準用する。この場合において，第６項中「職員でなくなったとき」とあるのは，「用務等が終了したとき」と読み替えるものとする。
（補足）
第７条 この規程に定めるもののほか，この規程の施行に関し必要な事項は，別に定める。
附 則
この訓令は，公布の日から施行する。ただし，庶務管理システムの本格稼働日は令和５年10月１日からとする。
様式１号（第５条関係）
様式２号（第５条関係）
様式３号（第６条関係）