○土佐清水市特定個人情報の取扱いに関する管理規程
平成28年３月１日訓令第２号
土佐清水市特定個人情報の取扱いに関する管理規程
（目的）
第１条 この訓令は，市の保有する特定個人情報について，その適切な管理に必要な事項を定めることにより，市の行政の適正かつ円滑な運営を図り，もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
（適用の範囲）
第２条 市の保有する特定個人情報及び特定個人情報ファイルの取扱いは，個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。）及びこの訓令の定めるところによる。
（定義）
第３条 この訓令における用語の意義は，個人情報保護法第２条及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）第２条の定めるところによる。
（総括保護管理者）
第４条 市長は，各課における特定個人情報の管理に関する事務を総括させるために，総括保護管理者を置く。
２ 総括保護管理者は，副市長をもって充てる。
（保護管理者及び保護担当者）
第５条 特定個人情報を取り扱う各課に，保護管理者を置き，必要がある場合は，保護担当者を置くことができる。
２ 保護管理者は，課長をもって充てる。
３ 保護管理者は，特定個人情報の適切な管理を確保し，特定個人情報を情報システムで取り扱う場合，当該情報システムの管理者と連携することとする。
４ 保護管理者は，特定個人情報を取り扱う職員（会計年度任用職員等を含む。以下同じ。）及び各職員が取り扱う特定個人情報の範囲を指定する。
５ 保護担当者は，保護管理者を補佐し，各課における特定個人情報の管理に関する事務を担当する。
（システム管理者）
第６条 情報システムを管理する課にシステム管理者を置き，システム管理者は総務課長をもって充てる。
２ システム管理者は，特定個人情報のうち情報システムで取り扱うものについての安全の確保等について必要な措置を講ずる。
（管理体制）
第７条 保護管理者は，次に掲げる組織体制を整備する。
(１) 職員がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告連絡体制
(２) 特定個人情報の漏えい，滅失又は毀損（以下「情報漏えい等」という。）の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から総括保護管理者等への報告連絡体制
(３) 特定個人情報を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(４) 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
（教育研修）
第８条 総括保護管理者は，職員に対し，特定個人情報の取扱いについて理解を深め，特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
２ 総括保護管理者は，特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し，特定個人情報の適切な管理のために，情報システムの管理及び運用並びにセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
３ 総括保護管理者は，保護管理者及び保護担当者に対し，各課における特定個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。
４ 保護管理者は，当該課の職員に対し，特定個人情報の適切な管理のために，総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を与える等の必要な措置を講ずる。
（職員の責務）
第９条 職員は，個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り，関連する法令及び訓令等の定め並びに総括保護管理者，保護管理者及び保護担当者の指示に従い，特定個人情報を取り扱わなければならない。
２ 職員は，特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合は，速やかに保護管理者に報告しなければならない。
３ 総括保護管理者及び保護管理者は，特定個人情報がこの訓令等に基づき適正に取り扱われるよう，職員に対して必要かつ適切な監督を行う。
（アクセス及び複製等の制限）
第10条 保護管理者は，特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，当該特定個人情報にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を，当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
２ アクセス権限を有しない職員は，特定個人情報にアクセスしてはならない。
３ 職員は，アクセス権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で特定個人情報にアクセスしてはならない。
４ 職員が業務上の目的で特定個人情報を取り扱う場合であっても，保護管理者は，次に掲げる行為については，当該特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，当該行為を行うことができる場合を限定し，職員は，保護管理者の指示に従い行うものとする。
(１) 特定個人情報の複製
(２) 特定個人情報の送信
(３) 特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(４) その他特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
（訂正）
第11条 職員は，特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には，保護管理者の指示に従い，訂正を行う。
（媒体の管理）
第12条 職員は，保護管理者の指示に従い，特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫等への保管，施錠を行う。
（廃棄等）
第13条 職員は，特定個人情報又は特定個人情報が記録されている媒体（端末及びサーバに内蔵されているものを含む。）が不要となった場合には，保護管理者の指示に従い，当該特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
２ 特定個人情報ファイルを消去した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には，消去又は廃棄した記録を保存する。これらの作業を委託する場合には，委託先が確実に消去又は廃棄したことについて，証明書等により確認するものとする。
（取扱状況の記録）
第14条 保護管理者は，特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し，当該特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
（個人番号の利用の制限）
第15条 保護管理者は，個人番号の利用に当たり，番号法に定められた事務に限定する。
（特定個人情報の提供の求めの制限）
第16条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務（以下「個人番号利用事務等」という。）を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き，個人番号の提供を求めてはならない。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第17条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き，特定個人情報ファイルを作成してはならない。
（特定個人情報の収集又は保管の制限）
第18条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き，特定個人情報を収集又は保管してはならない。
（取扱区域）
第19条 保護管理者は，特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし，物理的な安全管理措置を講ずる。
（アクセス制御）
第20条 システム管理者は，特定個人情報（情報システムで取り扱うものに限る。以下第37条まで（第35条を除く。）において同じ。）の秘匿性等その内容に応じて，パスワード等（パスワード，ＩＣカード，生体情報等をいう。以下同じ。）を使用して権限を識別する機能（以下「認証機能」という。）を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
２ システム管理者は，前項の措置を講ずる場合には，パスワード等の管理に関する定めを整備（その定期又は随時の見直しを含む。）するとともに，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
（アクセス記録）
第21条 システム管理者は，特定個人情報へのアクセス状況を記録し，その記録を一定の期間保存し，定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
（アクセス状況の監視）
第22条 システム管理者は，特定個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて，当該特定個人情報への不適切なアクセスの監視のため，特定個人情報を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定，当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
（管理者権限の設定）
第23条 システム管理者は，特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため，当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
（外部からの不正アクセスの防止）
第24条 システム管理者は，特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため，ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
（情報漏えい等の防止）
第25条 特定個人情報をインターネット等により外部に送信する場合，通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずる。
（不正プログラムによる情報漏えい等の防止）
第26条 システム管理者は，不正プログラムによる特定個人情報の情報漏えい等の防止のため，ソフトウェア等に関する公開された脆弱性の解消，把握した不正プログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェア等を常に最新の状態に保つことを含む。）を講ずる。
（情報システムにおける特定個人情報の処理）
第27条 職員は，特定個人情報について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には，その対象を必要最小限に限り，処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
２ 保護管理者は，前項の特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，随時消去等の実施状況を確認する。
（暗号化）
第28条 システム管理者は，特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，暗号化のために必要な措置を講ずる。
２ 職員は，前項の規定を踏まえ，その処理する特定個人情報について，当該特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，適切に暗号化を行う。
（入力情報の照合等）
第29条 職員は，情報システムで取り扱う特定個人情報の重要度に応じて，入力原票と入力内容との照合，処理前後の当該特定個人情報の内容の確認，既存の特定個人情報との照合等を行う。
（バックアップ）
第30条 システム管理者は，特定個人情報の重要度に応じて，バックアップを作成し，分散保管するために必要な措置を講ずる。
（情報システム設計書等の管理）
第31条 保護管理者は，特定個人情報に係る情報システムの設計書，構成図等の文書について外部に知られることがないよう，その保管，複製，廃棄等について必要な措置を講ずる。
（端末の限定）
第32条 保護管理者は，特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
（端末の盗難防止等）
第33条 システム管理者は，端末の盗難又は紛失の防止のため，端末の固定，執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
２ 職員は，システム管理者が必要があると認めるときを除き，端末を外部へ持ち出し，又は外部から持ち込んではならない。
３ 職員は，前項の規程により端末を持ち出す必要があるときは，特定個人情報持出申請書（様式第１号）をシステム管理者に提出しなければならない。
４ システム管理者は，前項の規程により持ち出した端末について，職員が持出終了期限内に返却したことの確認を行わなければならない。
（第三者の閲覧防止）
第34条 職員は，端末の使用に当たっては，特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう，使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
（記録機能を有する機器・媒体の接続制限）
第35条 システム管理者は，特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため，スマートフォン，ＵＳＢメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限（当該機器の更新への対応を含む。）等の必要な措置を講ずる。
（記録機能を有する媒体・書類の移送手段）
第36条 この訓令等の手続きに基づき，特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す必要が生じた場合には，容易に個人番号が判明しない措置の実施，追跡可能な移送手段の利用等，安全な方策を講ずる。
（入退室管理）
第37条 システム管理者は，特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等（以下「情報システム室等」という。）に立ち入る権限を有する者を定めるとともに，用件の確認，入退室の記録，部外者についての識別化，部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等の持込み，利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても，必要があると認めるときは，同様の措置を講ずる。
２ システム管理者は，必要があると認めるときは，情報システム室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化，所在表示の制限等の措置を講ずる。
３ システム管理者は，情報システム室等及び保管施設の入退室の管理について，必要があると認めるときは，入室に係る認証機能を設定し，及びパスワード等の管理に関する定めの整備（その定期又は随時の見直しを含む。），パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
（情報システム室等の管理）
第38条 システム管理者は，外部からの不正な侵入に備え，情報システム室等に施錠装置，警報装置，監視設備の設置等の措置を講ずる。
２ システム管理者は，災害等に備え，情報システム室等に，耐震，防火，防煙，防水等の必要な措置を講ずるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講ずる。
（業務の委託等）
第39条 特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう，必要な措置を講ずる。また，契約書に，次に掲げる事項を明記するとともに，委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制，特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(１) 特定個人情報に関する秘密保持，事業所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止，目的外利用の禁止等の義務
(２) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(３) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項
(４) 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(５) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(６) 違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項
２ 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には，委託先において，番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて，あらかじめ確認する。
３ 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には，委託を受けた者において，市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
４ 委託先において，特定個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には，委託先に第１項の措置を講じさせるとともに，再委託される業務に係る特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて，委託先を通じて，又は委託元自らが前項の措置を実施する。特定個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
５ 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には，委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
６ 特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には，労働者派遣契約書に秘密保持義務等特定個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
（事案の報告及び再発防止措置）
第40条 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合その他の安全確保上で問題となる事案が発生した場合に，その事実を知った職員は，速やかに当該特定個人情報を管理する保護管理者に報告する。この場合において，情報漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには，保護管理者は，システム管理者に報告するものとする。
２ 保護管理者は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし，外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のＬＡＮケーブルを抜く等被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに行う（職員に行わせることを含む。）ものとする。
３ 保護管理者は，事案の発生した経緯，被害状況等を調査し，総括保護管理者に報告する。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
４ 総括保護管理者は，前項の規定に基づく報告を受けた場合には，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等を市長に速やかに報告する。
５ 保護管理者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講ずる。
（公表等）
第41条 総括保護管理者は，事案の内容，影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表，当該事案に係る特定個人情報の本人への対応等の措置を講ずる。
２ 公表を行う事案については，当該事案の内容，経緯，被害状況等について，速やかに総務省（行政管理局）に情報提供を行う。
（点検）
第42条 保護管理者及びシステム管理者は，各課における特定個人情報の記録媒体，処理経路，保管方法等について，定期に及び必要に応じ随時に点検を行い，その結果を総括保護管理者に報告する。
（評価及び見直し）
第43条 総括保護管理者，保護管理者等は，点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し，必要があると認めるときは，この訓令の見直し等の措置を講ずる。
第44条 この訓令に定めるもののほか，この訓令の実施のための手続その他について必要な事項は，別に定める。
附 則
この訓令は，平成28年３月１日から施行し，平成28年１月１日から適用する。
附 則（平成29年１月31日訓令第１号）
この訓令は，平成29年２月１日から施行する。
附 則（令和２年３月31日訓令第７号）
この訓令は，令和２年４月１日から施行する。
附 則（令和４年３月31日訓令第１号）
この訓令は，令和４年４月１日から施行する。
附 則（令和５年３月31日訓令第８号）
この訓令は，令和５年４月１日から施行する。
様式第１号