○土佐清水市立小学校及び中学校文書管理規程

平成21年２月26日教委規程第２号

土佐清水市立小学校及び中学校文書管理規程

（目的）

第１条　この規程は，土佐清水市立小学校及び中学校（以下「学校」という。）における文書の取扱について，文書事務処理の適正を期し，事務効率の向上をはかるとともに，円滑な学校運営に寄与することを目的とする。

（文書）

第２条　文書は，すべて正確かつ迅速に取扱い，事務が円滑に行われ事務能率の向上に資するよう努めなければならない。なお，この規程において「文書」とは，職員が職務上作成し，又は取得した書類・図面・写真・電磁的記録（電子的方式，磁気的方式等で作られた記録をいう。）及び帳票類をいう。

（文書主任等）

第３条　校長は，学校内の文書事務の全般を統括する。

２　文書事務を適正かつ円滑に行うため，各学校に文書主任及び文書担当者を置く。

３　文書主任は，文書の収受，発送及び管理を行なうもので，事務職員をもって充てる。ただし，事務職員が配置されていない学校については，校長又は教頭をもって充てるものとする。

４　文書担当者は，各分類文書の整理，保管を行うものとする。

（受付文書の取扱い）

第４条　学校に到達した文書は，文書主任において次の各号により処理する。

２　統合型校務支援システム文書収受機能（以下「文書収受機能」という。）により受信し，機能を使用して受付・保存・回付処理を行う。なお，文書収受機能では，各担当者の処理を電子署名によって行う。

３　書面文書は開封して文書収受機能において登録し，保存日付を入力のうえ受付印を押し，校長，教頭の供覧後，校長の指示にもとづき，速やかに処理する。ただし，軽易な文書等については，受付事務処理を省略することができる。

４　親展文書等は，宛先に配布する。

（文書主任不在時の取扱い）

第５条　文書主任が不在の場合において，文書主任が処理する事務については，校長が指定した者がこれにあたる。

（校長不在時の取扱い）

第６条　校長不在のときの文書事務については，教頭がこれを行い，校長及び教頭が不在のときは，校長の指定した者がこれにあたる。この場合において，重要なもの，その他校長において了知しておく必要があると認めるものについては後閲を受けなければならない。

（文書処理）

第７条　別に定めのある場合を除き，文書等の処理及び管理は，文書収受機能により行うものとする。

２　校長は，文書の処理状況を常に把握しておかなければならない。

（文書の起案・決裁）

第８条　文書収受機能により施行するものについては電子署名を行うものとする。

２　前項の規定にかかわらず，校長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは，他の方法で処理することができるものとする。

（文書の発送）

第９条　文書の発送は，文書収受機能において登録する。

２　書面文書は原則として文書主任を通じて行う。

（文書の整理・保管）

第10条　文書担当者は，電子文書を文書収受機能により整理し，別表第１に定める文書分類表により保管するものとする。

２　文書担当者は，処理の終わった書面文書を別表第１に定める文書分類表により常に整理し，紛失・損傷を防止するとともに，重要なものについては校長の判断により耐火書庫に保管しなければならない。

（文書の保存）

第11条　文書主任は，完結した文書を所定の場所に保存するものとする。

２　電子文書は，文書収受機能により，別表第１に定める期間保存する。

３　書面文書は，別表第１に定める期間保存する。

４　学校長は，特定の文書について，別表第１に定めた保存年限を超えて保存する必要があると認めるときは，当該文書の保存年限を延長することができる。

（文書の公開）

第12条　条例に基づく公開請求以外については，文書は校長の承認がなければ，これを自校の教職員以外の者に示し，若しくは写しを交付し，又は学校外に持ち出すことはできない。

２　文書の公開については，校長がこれにあたる。

（文書の廃棄）

第13条　文書主任は，文書収受機能に登録された文書については，文書収受機能上で校長の許可を得て，速やかに廃棄するものとする。

２　書面文書については，第２号様式により校長の許可を得て速やかに廃棄するものとする。

（その他）

第14条　この規程の実施に関し必要な事項は，別に定める文書取扱要領によるものとする。

この規程は，平成21年４月１日から施行する。

附　則（平成27年３月31日教委規程第２号）

この規程は，平成27年４月１日から施行する。

附　則（令和３年３月26日教委規程第２号）

この規程は，令和３年４月１日から施行する。

別表第１（第10条，第11条関係）

第２号様式（第13条関係）